Zeitmanagement – So lässt du Druck aus dem Termin-Kessel. Eines der größten Komplimente, die heutzutage gemacht werden, lautet: „Du hast die Ruhe weg!“ Wer das voller Bewunderung ausspricht, hat gerade „alle Hände voll zu tun“, steckt „bis über beide Ohren“ in der Arbeit, weiß gar nicht mehr, wo ihm „der Kopf steht“. Fragt man, was ihm abgeht, bekommt man zur Antwort: „Zeit!“
Zeitmanagement: Grundlagen, Methoden und Techniken
Zeit ist für uns eine Mangelerscheinung geworden. Nie ist genug von ihr vorhanden. Immer fehlt sie. Dabei sollte man meinen, dass wir im Vergleich zu früheren Jahrhunderten mehr von dieser Ressource besitzen. Immerhin hat sich unsere Lebenserwartung deutlich erhöht, während die Arbeitszeit abgenommen hat. Doch viele Menschen klagen, dass ihr Tag mehr als 24 Stunden haben müsste. Und dass an Freizeit im eigentlichen Wortsinn gar nicht mehr zu denken sei.
Dieser Zeitdruck erzeugt Stress. Stress lässt einen den Kopf verlieren. Das heißt: Du büßt den Durchblick und den Überblick ein. Du verzettelst dich. Bis irgendwann gar nichts mehr geht. Der innere Druck steigt, weil du weißt, dass auch der äußere irgendwann einmal, vielleicht mit unangenehmen Konsequenzen, steigen wird. Im schlimmsten Fall droht ein Burnout.
Zeitmanagement: Gemütlich und effizient?
Jetzt könnte man den solcherart Gepeinigten einfach zur Besonnenheit raten: „Probier’s mal mit Gemütlichkeit!“ Was leicht dahingesagt, aber oftmals schwer in die Tat umzusetzen ist. Weitaus mehr Aussicht auf Erfolg versprechen da die Methoden des Zeitmanagements. Die sind weniger ein unklarer Appell, sein Gemüt zu ändern, sondern nachvollziehbare Anweisungen, dem Zeitdruck Struktur entgegenzusetzen. Mit dem Ziel, Herr im eigenen Termin-Haus zu werden.
Auf den Punkt bringen lässt sich, was unter Zeitmanagement zu verstehen ist, als das systematische Planen von Zeit. Wozu es keine Zauberei, aber Kniffe und Hilfsmittel braucht. Doch die machen nur die Hälfte jedes Zeitmanagements aus. Mindestens ebenso wichtig und Voraussetzung, damit Zeitmanagement den gewünschten Effekt erzielt, ist Disziplin. Der Begriff „Zeitmanagement“ mag nahelegen, Zeit ließe sich organisieren. Das ist ein Trugschluss. Zeit verrinnt im gleichmütigen Takt, immer schon und immer weiter – mit oder ohne unser Zutun. Was sich hingegen organisieren lässt, ist der Mensch in der Zeit.
Dies gilt für den Wirtschaftsboss genauso wie für den gemeinhin als „klein“ bezeichneten Angestellten. Für die zwischen Einkauf, Kochen, den Kindern wie eine Flipperkugel hin- und herschießende Hausfrau genauso wie für den über Hausaufgaben brütenden, im Hockeytraining schwitzenden und beim Gitarreüben verzweifelnden Schüler. Zeitmanagement macht für alle Sinn. Kurz: Für alle, die ein Ziel erreichen wollen, im großen, wie im kleinen.
Im Folgenden werden fünf wesentliche Elemente genannt, die bei keinem Zeitmanagement fehlen sollten:
- Listen
Erstelle eine Liste der Dinge, die erledigt werden wollen. Die deine Zeit, dein Engagement, manchmal nur deine Anwesenheit benötigen. Es ist ratsam, Tages-, Wochen-, unter Umständen auch bereits Monatslisten anzulegen. Der Einwand, dass all das zusätzlich Zeit beansprucht, die man eh nicht hat, ist zu kurz gedacht. Der Mensch als Augentier tut sich mit allem leichter, was sich visualisieren lässt. Was Schwarz auf Weiß vor einem steht, bekommt Konturen. Die Vorstellung der zu bewältigenden Aufgabe wird klarer. Du kannst um einiges besser abschätzen, was von dir erwartet wird und welchen Aufwand du dafür treiben musst. Wer einen Plan hat, kommt eher zum Ziel als jener, der auf gut Glück herumirrt. - Werten
Bewerte die Aufgaben sowohl hinsichtlich Dringlichkeit wie hinsichtlich Wichtigkeit. Auf diese Weise erhältst Du vier grundlegende Kategorien: „Dringend und wichtig“, „Dringend, aber nicht so wichtig“, „Wichtig, aber nicht so dringend“ und „Nicht dringend und nicht wichtig“. Die Aufgaben aus der letzten Kategorie kannst du – ohne Reue! – vergessen, die aus der ersten erledigst du zuerst. Die dringenden, aber nicht so wichtigen Aufgaben kannst du vielleicht jemandem übertragen, während du die wichtigen, aber nicht so dringenden Aufgaben exakt terminierst und zu diesem Termin selbst erledigst. - Puffern
Weitsichtiges Planen ist das A und O eines guten Zeitmanagements. Dazu gehört auch die Einsicht, dass Pläne, zeitlich gefasste zumal, nie aufgehen. Dass etwas dazwischenfunkt, ist die Regel. Von daher ist es wichtig, um Stress erst gar nicht aufkommen zu lassen, Puffer einzubauen. - Wappnen
Wir neigen zur Flucht, wenn Unangenehmes auf uns zukommt. Vor einem Berg von Aufgaben stehend, braucht es Überwindung, die Steigeisen anzulegen. Viel einfacher ist es auszuscheren. Soll heißen: Erst einmal werden E-Mails gecheckt, wird in den Netzwerken nachgeschaut, welcher Freund was gepostet hat. Schon der römische Philosoph Seneca hat erkannt: „Es ist nicht zu wenig Zeit, die wir haben, sondern es ist zu viel Zeit, die wir nicht nutzen.“ Mache solche Ausweichmanöver ausfindig. Und stelle sie ab! - Wägen
Selbsterkenntnis tut auch bei einem anderen Punkt Not. Es ist längst wissenschaftlich erwiesen, dass nicht jeder zu jeder Tageszeit im gleichen Maße leistungsfähig ist. Du weißt selbst am besten, wie dein Biorhythmus getaktet ist, wann du also am besten aufgelegt bist. Kalkuliere dies ein, wenn du dich an die Dinge machst, bei denen Köpfchen und Fitness gefragt sind.